Dossier EHPAD : les bonnes pratiques en vue de l’admission en établissement médico-social
Vous envisagez l’intégration de l’un de vos proches âgés dans un établissement médico-social. Vous souhaitez être parfaitement rassuré quant aux conditions de sa prise en charge pour cette nouvelle étape de sa vie. Organisez-vous suffisamment en amont pour optimiser vos chances de placer votre parent dans une structure pleinement adaptée à ses besoins. La constitution du dossier d’admission en EHPAD constitue une étape clé de vos démarches. Découvrez les bonnes pratiques autour de sa préparation et les issues à attendre après son enregistrement.
Dossier EHPAD : de quoi parle-t-on ?
Lorsqu’une famille estime que l’un de ses parents n’a plus les capacités d’assumer seul les actes de la vie quotidienne, elle envisage souvent son placement. Services hospitaliers, résidences-services, logements-foyers et Marpa constituent autant d’alternatives. De nombreux candidats à l’hébergement pour personnes dépendantes se tournent vers les EHPAD, du fait de leur statut conventionné. Un contrat passé avec l’Agence régionale de santé et les autorités départementales garantit le fonctionnement de ce type d’établissement et la qualité des prestations que l’on y prodigue. Conséquemment, les places dans les EHPAD sont très demandées. Raison pour laquelle il faut procéder à une demande d’admission, formalisée par la soumission d’un dossier via le formulaire Cerfa n°14732*03. Celui-ci comprend 2 volets :
- un volet médical, destiné à évaluer la compatibilité de l’établissement avec les besoins de soins du candidat. Il est porté à l’attention du médecin coordinateur de l’EHPAD visé. Les informations contenues dans cette partie sont fournies par un médecin et adressées au destinataire sous pli fermé.
- un volet administratif : l’intéressé ou son représentant légal signe cette partie, une fois les différents champs correctement renseignés.
Différentes pièces justificatives doivent être annexées au formulaire, dont :
- copie de la décision, en cas de mise sous protection juridique ;
- notification d’APA ;
- notification de droit à l’aide sociale, si cela s’applique, émise par le conseil départemental ;
- photocopies CMUC, attestation CMU ou carte Vitale
- photocopies du livret de famille et d’une pièce d’identité
- photocopie de la carte de résident, le cas échéant
- justificatifs de ressources
Notez que ce dossier EHPAD devra être photocopié autant de fois que le nombre d’établissements où le demandeur postule. Envoyez les versions dûment remplies par voie postale ou électronique.
Quelles suites attendre après la soumission d’un dossier à l’EHPAD ?
La soumission de dossier à un EHPAD n’aboutit pas nécessairement à une admission. Les motifs possibles de rejet de votre demande incluent :
- l’âge : à moins de 60 ans, un candidat à l’hébergement en EHPAD doit produire une dérogation en bonne et due forme ;
- l’inadéquation des ressources disponibles : une place en EHPAD représente un certain coût. Il arrive que les ressources de l’intéressé et/ou des personnes qui le prennent en charge ne puissent pas couvrir les frais associés. L’indisponibilité de place accessible via l’ASH constitue un motif de refus d’admission ;
- l’incompatibilité des dispositifs de soins au sein de la structure avec l’état de la personne demandeuse.
Concrètement, un dossier d’admission en EHPAD implique une inscription sur la liste d’attente. A la réception de votre dossier, vous êtes convié à une visite de pré-admission, en présence du psychologue, d’un responsable ou du directeur de l’établissement, ainsi que de son médecin coordonnateur. Lors de ce rendez-vous, le futur résident prend connaissance de son potentiel lieu de vie, du personnel soignant et des infrastructures mises à disposition. Ce qui permet de l’intégrer rapidement lorsqu’une place se libère. Des brochures informatives et un contrat de séjour détaillant les obligations et droits des personnes accueillies sont alors fournis. Le coût et la nature des prestations proposées dans l’établissement d’accueil figurent clairement à une section dudit contrat.
Comment gérer le dossier EHPAD lors d’un changement d’établissement ?
Pour un quelconque motif, vous ou votre proche avez besoin de quitter un EHPAD pour un autre. Les démarches d’admission dans une nouvelle structure sont soumises aux mêmes conditions de dépôt préalable de dossier. Si vous êtes hébergé en EHPAD grâce à une aide sociale à l’hébergement, sélectionnez d’emblée les établissements habilités à recevoir vos nouvelles demandes. Si elles débouchent sur une admission, il faudra en aviser l’entité responsable du versement au sein du conseil départemental. En parallèle, il faudra résilier le contrat de séjour de l’hébergement actuel selon les délais et conditions de préavis prévus.